各学院及2020年入学普通本科新生：
2020年入学普通本科新生学生证办理及“学生购票优惠卡”信息写入工作即将开始，现将有关事项通知如下：
一、工作时间安排
1、各学院指定负责老师于10月29日按照实际报到普通本科学生（不含转专业到2020级的学生，2020级留学生、旁听生、交换生）人数到教务处学籍科（大学城校区：校行政楼228办公室，白云山校区：校行政楼120办公室）统一签领空白学生证。
2、各学院组织普通本科新生填写学生证信息、粘贴相片（一寸彩色或黑白相片），再统一收集并审核学生填写的信息；学生证上家庭所在地必须填写，需要购票优惠卡乘坐火车的必须填写乘车区间。（如无需购买火车票优惠卡，可不填写乘车区间）
3、各学院于11月5日（周四）前将按要求填写并审核过的学生证统一提交到教务处学籍科。
4、教务处组织各学院对填写信息无误的学生证加盖学校公章、钢印；学生证上填写的家庭住址、乘车区间，审核无误后将统一粘贴火车购票优惠卡。（时间另行通知）
5、各学院统一到教务处学籍科领取制作完毕的学生证。（时间另行通知）
6、学生证领回，各学院于11月30日前组织完成 “学生购票优惠卡”信息写入工作，并将学生证加盖注册章(先写入“学生购票优惠卡”信息后再发放学生证)。
二、核对并完善教务系统中新生相关信息
为保证学生证内信息及教务系统学生个人信息的准确性及一致性，请2020年入学新生于10月27日—11月10日前登陆教务管理系统，核对个人信息，补全并完善家庭地址及到站火车等信息。（操作流程见附件6）
个人信息仅需核对姓名、姓名拼音、性别、民族、出生日期、身份证号、专业、学院、班级信息，其它信息项无须核对。姓名拼音格式为：Xu Bi或者Lin Chunlei。姓名中有多音字或者复姓的，请特别注意系统拼写是否正确，如有误请及时联系学籍科老师修改）。
“家庭地址”栏中需补全详细地址。
“到站火车”栏中按格式要求输入火车站名（需按照铁道部规定的学生家庭最近城市的规范火车站名称进行设定，如：成都。站名前不要带所属省、市名称，站名后不要带县或镇名称，火车站站名后也不要加“市”、“站”或“车站”字样。站名如不确定，可参考附件7）。
三、学生证填写要求
学生证填写时请用黑色中性笔，要求内容真实、字迹工整、美观规范，填写内容不得涂改。填写范例如下：
项目 |
填写范例或说明 |
入学年月 |
2020.9.20（统一填写） |
学号 |
与教务管理系统上的“学号”一致 |
姓名 |
与教务管理系统上的“姓名”一致 |
性别 |
如实填写 |
出生年月 |
如：2002.6 |
入学学院 |
新生报到入学时学院（标准全称） |
入学专业 |
新生报到入学时专业（标准全称） |
分流专业 |
专业大类分流确定专业后填写（标准全称） |
转入学院 |
转专业后填写（标准全称） |
转入专业 |
转专业后填写（标准全称） |
家庭所在地 |
家庭详细地址 |
乘车区间 |
填写规范的火车站名称（可上网查找全国火车站名单，否则可能不能购买优惠火车票）如：成都，与教务管理系统上的“到站火车”一致 |
四、火车票优惠卡信息写入工作
根据教育部办公厅、铁道部《关于进一步完善学生购买优惠火车票办法的通知》文件要求，学生购买优惠火车票，需在优惠卡中写入学生身份信息。为保证“学生购票优惠卡”信息写入工作顺利开展，请各学院组织完成学生购票优惠卡的发放和信息写入工作。有关说明如下：
1、可使用学生购票优惠卡的条件
（1）学生可使用购票优惠卡的条件是：学生家庭和学校不在同一地，可乘火车回家或返校。学生在学生证中应如实填写家庭所在地和乘车区间，乘车区间不填写或不具有乘车优惠条件的不得使用购票优惠卡。
（2）乘车区间可为学校所在地至家庭所在地，或父母实际居住地，具体乘车区间由学生本人选定。学生在校期间因父母实际居住地变动需变更优惠乘车区间时，应修改优惠卡、学生证上优惠乘车区间。学校在学生证上修改处加盖公章，学生所在学院对优惠卡上的乘车区间进行修改。
2、购票优惠卡信息写入的要求
学院进行信息写入时，应确保数据的真实、准确。“班级”、“学号”、“姓名”、“学制”、“入学日期”、“购票区间(家庭) ”、“身份证号”以教务管理系统中的数据为准，以上信息各学院可在学生核对信息完系统关闭之后在教务系统下载。
3、数据生成步骤
（1）解压“学生购票优惠卡防伪系统升级程序v4.12”软件包（用于旧版本升级）或“学生购票优惠卡防伪系统安装程序v4.12”（全新安装使用）。点击“KhTagTrain.exe”文件打开系统，先对学生证购票防伪识别器（各学院均已购置一台）与电脑进行联机。
学校信息设置如下：学校名称：广东外语外贸大学，学校地址：广州，入学日期：2020.09.20，学制：4年。
（2）导入学生信息（按附件2格式）并逐个写卡后，点击“数据服务->发放信息导出”。
（3）查询确认需要导出的数据之后，点击【导出】按钮。系统提示“发放信息导出到DBF文件完成”，点击【确定】。
（4）导出的文件位于《学生购票优惠卡防伪系统》的安装目录下， dbf文件名改为“XX学院优惠卡信息写入数据.dbf”，各学院备存。
4、因系统升级，请各学院务必检查现有优惠卡防伪系统安装程序是否为最新版本（v4.12），如未升级，请及时更新。
如遇技术问题，请联系成都川大科鸿新技术研究所
24小时技术服务电话：15198059811、15198059812
附件1：学生购票优惠卡防伪系统升级程序（用于旧版本升级）v4.12
附件2：学生购票优惠卡防伪系统安装程序（全新安装使用）v4.12
附件3：学生购票优惠卡防伪系统安装说明
附件4：学生购票优惠卡[学生信息]导入模版
附件5：火车票学生优惠卡常见问答（务必仔细阅读）
附件6：本科生学籍信息核对操作流程
附件7：火车站名字典
附件8：使用学生证购票防伪识别器的注意事项
工作联系人：教务处学籍科李老师，鲁老师 联系方式： 86319391 办公地点：北校区校行政楼120室
教务处
2020年10月27日
